Pengurusan staf pengajar

Permohonan IMTA dan KITAS untuk guru-guru dan keluarga mereka

  • Memberitahu guru baru dan mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan untuk permohonan izin kerja
  • Menerjemahkan semua dokumen tersebut ke Bahasa Indonesia
  • Surat sponsor untuk telex visa dan izin kerja
  • Komunikasi secara teratur dengan agen dan petugas imigrasi yang ditugaskan
  • Prosedur setelah E-Visa diterima
  • Setelah kedatangan di Bali, prosedur di kantor imigrasi untuk konversi visa menjadi KITAS, mengatur janji di kantor imigrasi (foto dan sidik jari)
  • Permohonan izin MERP untuk guru

Perpanjangan KITAS untuk guru-guru dan keluarga mereka 

  • Mengingatkan guru mengenai tanggal habis berlaku KITAS, mengumpulkan dokumen untuk proses perpanjangan
  • Mengirim dokumen tersebut, komunikasi dengan agen di kantor imigrasi, membuat janji di kantor imigrasi, KITAS, izin MERP

Pembatalan KITAS untuk guru-guru dan keluarga mereka ketika staf berhenti bekerja di sekolah 

Dokumen administrasi guru

  • Permohonan penugasan (détachement) untuk guru tetap (yang baru dan yang sudah sudah ada)
  • Menyiapkan tabel penilaian administrasi (feuille de notation administrative) yang telah diisi oleh kepala sekolah
  • Menyampaikan dokumen tersebut ke IFI 
  • Formulir assuransi perancis : tabel assuransi perancis, pemeriksaan atas setiap berkas guru sebelum dikirim ke Kemlu di Prancis, memberitahu guru
  • Menyampaikan atau mengumpulkan dokumen administrasi: hak opsi pension (droit d’option retraite), tabel informasi, keputusan resmi, laporan inspeksi,……

Pengarsipan berkas staf

  • CV, penilaian, surat penugasan, keputusan resmi untuk promosi, surat keterangan catatan kepolisian…

Selalu memperbarui tabel ketidakhadiran staf pengajar, surat dan sertifikat ketidakhadiran. 

Perekrutan

  • menerima lamaran, mengarsipkan dokumen, mengirim jawaban kepada kandidat

Magang

  • dokumen administrasi dan permohonan visa untuk magang dari UQAM (sekolah di luar Indonesia), URL,pengarahan magang konsulat / LFB

Surat keterangan catatan kepolisian : menindaklanjuati semua permintaan untuk semua staf ekspatriat LFB

Persiapan magang

  • Reservasi tiket pesawat, hotel, permohonan izin untuk keluar yang ditandatangani oleh konselor kebudayaan di Jakarta, memberitahu sekolah tinggi atau sekolah yang  menyelenggarakan program magang mengenai rencana penerbangan, menyiapkan berkas untuk perjalanan.

Manajemen pesanan dari negara Prancis

  • Pengkinian prosedur pemesanan dan persiapan dokumen untuk memantau pesanan (follow-up) (Maret)
  • Pengkinian kode untuk mengakses situs dan kata sandi pengajar (Maret)
  • Memulai pemesanan oleh para pengajar (Maret)
  • Penerimaan quotation, mengawasi dan verifikasi pesanan melalui internet dan email yang berkaitan dengan para pengajar dan pemasok (Maret-April)
  • Memantau biaya pemesanan dengan cara membandingkan dengan anggaran dan mengambil keputusan bersama dengan
  • Direktur dan para pengajar apabila melebihi anggaran (April)
  • Pengesahan isi/muatan pemesanan dan pengeluaran-pengeluaran oleh Direktur dan wakilnya (April)
  • Pengesahan pemesanan oleh Direktur Keuangan (April)
  • Pengiriman pemesanan yang sudah disetujui kepada pemasok (April)
  • Memantau bersama dengan pemasok tanggal pengiriman dari Prancis ke Jakarta (April-Mei)
  • Setelah kontainer berangkat dari Prancis, menerima faktur akhir dari pemasok (Mei-Juni)
  • Menerjemahkan faktur akhir ke dalam Bahasa Indonesia (Juni-Juli)
  • Mencari harga terbaik untuk biaya transportasi dari Jakarta ke Bali (Juli)
  • Berkoordinasi dengan kedutaan Prancis mengenai perizinan bea cukai (Juli-Agustus)
  • Setelah bea cukai, mengirim pesanan dari Jakarta ke Bali (Juli-Agustus)
  • Menerima pesanan di Bali dan didistribusikan ke kelas-kelas (Juli-Agustus)
  • Verifikasi dengan setiap pengajar untuk memastikan setiap pesanan sesuai dengan faktur. Apabila terdapat perbedaan, komunikasi dengan pemasok. (Agustus)
  • Meminta pembayaran faktur kepada Direktur Keuangan (September-Oktober)
  • Dalam hal terdapat permintaan tambahan dari pengajar, siapkan estimasi biaya, meminta persetujuan pesanan dari Direktur, pengesahan dari Direktur Keuangan dan mengirimkan pesanan. Memantau pesanan, pengiriman, bea cukai, dll

Tugas lainnya

Tugas lain yang diminta oleh manajemen sekolah yang terkait dengan kemampuan karyawan/karyawati.

Kirim lamaran kerja Anda ke : operation.manager@lfbali.com